Kurz & bündig
- Die kantonalen Bauernverbände haben auf ihren Websites Unterlagen zur Personaladministration.
- Dazu gehören Musterarbeitsverträge; Beratung ist bei einfachen Fragen kostenlos.
- Bei der ersten Anstellung lohnt es sich, Unterstützung bei ExpertInnen (z. B. Treuhand) zu holen.
Die Personalfragen sind die gleichen, egal, ob man jemand zwei oder zwanzig Angestellte beschäftigt», sagt Mathias Grünig vom Berner Bauernverband (BEBV). «Das Wissen für eine kompetente und korrekte Personaladministration haben nur wenige Betriebsleitende», fährt er fort.
Deshalb bietet der Berner Bauernverband mit der Onlineplattform Agri-Personal eine Gesamtlösung an. Kostenpunkt: 100 Franken pro Jahr für Mitglieder, 400 Franken für Nichtmitglieder. Auf der Plattform können Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen und Lohnausweise erstellt werden. Zudem sind alle Formulare und Infos zu An- und Abmeldungen von Ämtern wie AHV, Familienausgleichskasse und Quellensteuer zu finden. Die Arbeitszeit der Mitarbeitenden kann manuell oder über eine zusätzliche Web-Applikation erstellt werden.
Und wem das zu aufwendig ist, kann dies dem BEBV im Mandat abgeben und so die Personaladministration gegen Entgelt delegieren.
Unterlagen auf den Websites der kantonalen Verbände
Ähnliche Lösungen bieten auch andere Verbände an. «die grüne» hat sich bei verschiedenen kantonalen Verbänden erkundigt: Die meisten bieten auf ihren Websites Unterlagen an und beraten kostenlos. Dienstleistungen wie Lohnabrechnungen sind hingegen kostenpflichtig.
Muriel Kofler vom St. Galler Bauernverband weist zudem auf die Globalversicherung der Agrisano hin. Damit sind sämtliche obligatorischen Versicherungen für Angestellte abgedeckt. Zum anderen unterstützt der Verband im Notfall: Dann besteht für Mitglieder des Betriebshelferdienstes die Möglichkeit, über den Verband einen Betriebshelfer zur Soforthilfe anzufordern. Die Tarife sind je nach Grösse des Betriebs und Grund unterschiedlich.
Werner Hüsler, Leiter Personaldienstleistungen beim Luzerner Bäuerinnen- und Bauernverband (LBV), empfiehlt, die Rolle von Angestellten innerhalb des Betriebes klar zu definieren, und zwar so, dass sie möglichst effizient im Rahmen des Normalarbeitsvertrages beschäftigt werden. Er rät zu einer Stellenbeschreibung und einem Anforderungsprofil. Personaladministration habe viele Facetten, von der Einhaltung der Gesetze (Normalarbeitsvertrag, Vereinbarungen und das Obligationenrecht) bis zu einem Aspekt, der oft vergessen gehe: Jahres- und Schlussgespräche. Hüsler findet es wichtig, Mitarbeitende für berufsspezifische Weiterbildungen zu motivieren und den Mitarbeitenden Wertschätzung entgegenzubringen.
Was Hüsler betont: «Die LBV-Dienstleistungen ersetzen die einzelbetriebliche Personaladministration nicht. Das ist und bleibt in der Verantwortung der Betriebe.» Er beobachtet, dass Hilfe beigezogen wird, wenn es bereits Probleme gebe (zum Beispiel bei Bewilligungsformalitäten), lobt aber auch, dass zunehmend vorausschauend die Erfahrungen und Beurteilungen des LBV abgeholt werden.
Der Bauernverband Aargau bietet auf seiner Website kostenlose Vorlagen wie Arbeitsverträge oder eine Musterlohnabrechnung. Ebenso gibt die Versicherungsabteilung kostenlos Auskunft über sämtliche relevanten Aspekte. «Komplexe Fragen verweisen wir aber direkt an Agroimpuls», sagt Marco Käppeli, Abteilungsleiter Versicherungsberatungen beim Bauernverband Aargau.
Auch im Thurgau gibt es Unterstützung: «Wir bieten sämtliche Hilfen in Versicherungs- und Personalfragen an. Regelmässige Arbeiten werden extern mit Kostenfolge angeboten», so Jürg Fatzer vom Verband Thurgauer Landwirtschaft. Und im Kanton Graubünden werde unterstützt, wenn es der Aufwand zulasse, schreibt der Bündner Bauernverband auf Anfrage.
Bei Unsicherheiten: Externe Hilfe holen
Doch wann braucht es überhaupt externe Unterstützung? Der Bündner Bauernverband rät, Offerten einzuholen, wenn die Personaladministration belastend wird und zu psychischer oder zeitlicher Überlastung führt.
Jürg Fatzer rät, die betriebliche Situation in Versicherungs- und Personaladministration regelmässig zu überprüfen. Muriel Kofler stimmt dem zu: «Wir raten grundsätzlich, sich beraten zu lassen, wenn ein Betriebsleiter zum ersten Mal Arbeitgeber wird.»
Von Treuhandseite klingt es ähnlich. Sonja Ebener von Nebiker Treuhand findet es sinnvoll, bei Personalbeschaffung und Versicherungsfragen Hilfe zu holen, aber auch beim Erstellen von Lohnabrechnungen oder wenn sich jemand unsicher fühlt. Sie erwähnt zwei weitere Punkte:
Bei heiklen Situationen wie Freistellungen müssen arbeitsrechtliche Aspekte beachtet werden.
Personaladministration braucht Zeit und ist komplex. Diese Arbeiten extern zu geben, kann einer Betriebsleiterin ermöglichen, die Zeit für andere Aufgaben oder als Freizeit zu nutzen.
Das müssen BetriebsleiterInnen beachten
Sonja Ebener von Nebiker Treuhand weist bei der Personaladministration auf einige Punkte hin, die sich BetriebsleiterInnen unbedingt überlegen müssen und die zwingend zu beachten sind.
Bei der Suche nach Personal müssen sich BetriebsleiterInnen überlegen: Was ist der Zweck? Geht es um Wachstum und Produktivitätssteigerung des Betriebs, eine Modernisierung oder darum, die Betriebsleiterin zu entlasten, damit mehr Zeit für die Familie bleibt?
Wichtig ist, die Zuständigkeiten klar zu kommunizieren: Wer ist wem unterstellt, wer ist weisungsbefugt?
Als Nächstes stehen die versicherungstechnischen Unterschiede an: Familieneigene und familienfremde Angestellte brauchen unterschiedliche Versicherungen. Wer die Unterschiede kennt, vermeidet Unter- oder Überdeckung.
Ist eine passende Person gefunden, sind die Vertragsinhalte zu definieren: Dazu gehören die Arbeitstätigkeiten ebenso wie die Höhe des Lohns und die Arbeitszeiten. Die Ausarbeitung des Vertrags kann ein Treuhandbüro übernehmen.
Die monatliche Lohnabrechnung ist durch die BetriebsleiterInnen zu erstellen. Auf der Abrechnung sind die Gleitzeit und die freien Tage zu vermerken. Die Mitarbeitenden sollten ihre Lohnabrechnung unterschreiben (falls Lohn bar ausbezahlt wird). Zumindest soll sichergestellt werden, dass die Mitarbeitenden monatlich ihre Lohnabrechnung erhalten.
Die Lohnzahlung sollten die BetriebsleiterInnen selbst tätigen – oder ein Treuhandbüro damit beauftragen.
Was es generell zu tun gibt:
- die Buchhaltung führen (im Minimum Kassarapport)
- die Belege von allen Einnahmen und Ausgaben ablegen
- Kontoauszüge der Bank/Post ausdrucken/ablegen
Alle Infos zur Globalversicherung bei Agrisano
